OB会事務局の諸作業

2010．7．24（土）　　記：事務局：坂田（S58年卒）

	OB会竜田会事務局での諸作業をまとめました。メインはOB会総会・親睦会開催です。あとは年賀状送付と、随時行う事務局会議です。それとホームページ運営！
	事務局での諸作業を多くのOBに理解いただき、協力いただければと切望します。活動目的はシンプルです。OB会　⇔　同窓会が開けること！参加人数が安定して行けば、自ずと現役部員への支援も確実に出来るようになります。
	年に一度、同じ体操やってた仲間と、会って騒いで・・・先輩、後輩と交流し、末永く”話せる仲間”で ”先輩、後輩”　で居れたらと願っています。
	事務局員の若返りを踏まえて、20代、30代の皆さんに事務局員になっていただければと思います。今後、事務局より、4年に一人くらいの割合で事務局員をお願いして行く予定です。
	熊本県外在住の方には活動出来ないと思われる方も多いと思いますが、”連絡”　が取れる体制が出来ればいいんです。パソコンアドレス、携帯アドレス等で、”連絡”が取れれば連携図れます！
	事務局の諸作業項目
	Ⅰ：OB会総会準備
	Ⅱ：OB会総会・親睦会開催
	Ⅲ：年賀状送付
	Ⅳ：事務局　会議開催
	Ⅴ：ホームページ運営
	Ⅵ：事務局運営での必要経費

Ⅰ：OB会総会準備
NO	項　　目	内　　容	時期	担当
01	開催日の決定	・現会長と打合せの上、決定する・8月盆前後の土曜日開催・会長、副会長の出席できる日とする	開催日の 1年前	事務局長
02	事務局員、幹事への再連絡	・開催日を連絡する	開催日の 3ヶ月前	事務局長
03	会場の予約	・GYAN　or　キャッスル等・極力、同じ会場にする・20名ほどで予約しておく（後日、調整）	開催日の 3ヶ月前	分担
04	二次会会場の予約	・恒例化　⇔　飛鳥（鶴屋ウラ、三年坂通）・出欠確認は不要　⇔　会場、貸切	開催日の 3ヶ月前	分担
05	葉書（カモメール等）購入	・葉書送付者分が対象・かもメール等使用		坂田
06	開催案内状作成	・往復葉書を使わず、送付後、事務局　にて分担し、出欠確認の電話を入れる		坂田
07	開催案内送付（葉書）	・H（※年）卒以前のOB対象		坂田
08	開催案内送付（メール）	・H（※＋1）年卒以降のOB対象　⇔パソコン、携帯アドレスの活用		坂田
09	OBへの個別連絡1（電話）	・案内状送付後の出欠確認の電話・H8年卒以降のOB対象		分担
10	OBへの個別連絡2（電話）	・幹事へ電話する		分担
11	現役部員への連絡	・現役主将に連絡（電話　or　メール）	開催日の 3ヶ月前	事務局長
12	現役部員の出欠確認	・院生まで含め、現役主将に依頼する		分担
13	出席者の集計	・会場に連絡	開催日の 3日前まで	坂田
14	OB会総会～事前打合せ	・式次第の確認　及び　議長選出・議事内容の確認・会長、副会長との事前確認・現役部員報告の依頼　⇔　現役主将へ		会長副会長事務局員
15	OB会親睦会～事前打合せ	・式進行の確認　及び　司会者決め・盛り上げるための作戦！工夫！　　・OBから、現役からの出し物　　・ゲーム等		事務局員
16	前年度の活動報告書作成	・活動結果のまとめ		分担
17	前年度の会計報告書作成	・諸経費使用の報告・現役部員は、支援金の用途説明		小松野
18	本年度の活動報告書作成	・具体的計画等		事務局長
19	現役部員への支援金検討	・支援金額の決定・会長、副会長に事前確認		事務局長
20	本年度の予算案作成	・使用項目の明確化		小松野
★
Ⅱ：OB会総会・親睦会・二次会開催
NO	OB会総会　式次第	内　　容	備考	担当
--	〔司会進行〕			分担
01	開会	・開会の挨拶		司会
02	会長挨拶			現会長
03	議長選出			分担
	（以降、議長にて進行）
04	前年度　活動報告	・竜田会事務局　及び　現役部員　より		事務局長主将
05	前年度　決算報告、承認	・竜田会事務局　及び　現役部員　より		小松野主務（主将）
06	役員改選、幹事選出	・会長、副会長の改選　及び　幹事選出
07	議題討議			事務局長
08	会則の変更
09	本年度活動予定	・竜田会事務局　及び　現役部員　より		事務局長主将
	2012年　創立40周年記念ﾊﾟｰﾃｨｰ開催	・創設日にちなんで8/4（土）に開催予定・女優：宮崎美子さん招聘案
10	本年度予算案提案、承認	・竜田会事務局　及び　現役部員　より		小松野主務（主将）
11	議事終了・・・議長解任
12	閉会	・閉会の挨拶		司会

NO	総会後の親睦会　式次第	内　　容	備考	担当
--	〔司会進行〕			分担
01	開会	・開会の挨拶		司会
02	会長挨拶	・現会長による挨拶		現会長
03	来賓挨拶	・熊大体操部　顧問、部長挨拶		顧問・部長
04	乾杯			副会長 or　役員
	（歓談）
05	現役部員自己紹介
06	支援金贈呈	・会長より現役主将へ
	（歓談）
	（余興）
07	OB挨拶	・近況報告等兼ね、挨拶をお願いする
	（歓談）
08	閉会			司会
	・巻頭言			有志
	・五高寮歌	・2番まで		全員
	・締め	・一本締め、五本締め？　随時対応		役員

NO	二次会へ	内　　容	備考	担当
	16：30～　恒例により鶴屋ウラ、三年坂通りの飛鳥様にて開催
	会場変更は任意だが、極力、同じ会場にする
★
Ⅲ：年賀状送付
NO	項　　目	内　　容	時期	担当
01	住所録、内容再確認		～11月末までに	分担
02	年賀状　購入	・会員人数＋顧問＋関係各位分	～11月末までに	坂田
03	年賀状内容作成	・その年のOB会開催日を明記する・ホームページURL掲載・掲示板の活用を謳う	～12月初旬	坂田
04	年賀状印刷	・事務局（個人）宅にて作成・外部に依託しない（経費削減）	～12月初旬	坂田
05	年賀状送付		～12月初旬	坂田
06	宛先不明分のフィードバック	・年賀状が宛先不明で戻って来る場合　がある　⇔　フィードバックする	1月初旬～	分担


Ⅳ：事務局　会議開催　・・・　必要に応じて開催
NO	項　　目	内　　容	時期	担当
01	OB会総会前の打合せ	・諸準備スケジュール計画	OB開催日の2ヶ月前	事務局長
02	事務局内での連携	・事務局員で連携図る！	随時	事務局長
03	年賀状送付関連での打合せ	・住所録のフィードバック	11月末頃	事務局長
04
05
★
Ⅴ：ホームページ運営
NO	項　　目	内　　容	時期	担当
01	無料ホームページでの契約	・1Gbまでは無料です。当面、大丈夫・OB会費を使うことはありません		坂田
02	コンテンツの充実	・皆が見に来てくれるホームページに！・原稿、ねた、随時募集です！		分担
03	定期的更新	・月に数回は更新できるよう運用！・季節にマッチした表示を！・熊本、九州ならでは情報を！		坂田
04	掲示板の活用	・パスワード設定済み・皆が気軽に会話出来るイメージに　なれば嬉しいですね。		分担
05	個人情報の取り扱い注意！	・パスワード設定済み・名簿でどこまで載せるか、今後も検討　して行きます。		事務局長
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Ⅵ：事務局運営での必要経費
NO	項　　目	内　　容	時期	担当
01	OB会　開催準備	・案内状　葉書代　　50円×人数・案内状　作成代（インク代）・必要に応じて、コピー代、紙代・名札代（ケース）
02	現役部員への支援金	・年度毎に金額を検討の上、支援・OB会開催出来ていない年は、支援も　して来ておりません。（反省↓）・2009年はOB会開催しましたが、年会費　の徴収は見送りました。・支援金実績額　30,000円／年
03	年賀状送付	・年賀状代　　50円×人数・年賀状　作成代（インク代）
04	事務局　会議開催	・必要に応じて、コピー代、紙代・極力、コピーは自宅で実施
05	ホームページ契約	・無料（1Gbまで）（当面、運営可能）
06	諸連絡	・電話代　（自宅電話　or　携帯）・状況に応じて葉書使用　50円×人数
07	状況に応じて、記念品準備	・記念品代・退官、受賞、その他祝い関連で準備
08	会議での飲食代	・これまでOB会費を飲食代には使って　おりません・今後、事務局での会議時、茶菓子代　として少しでも使えればとは考えてい　ます
09	備品	・領収書　（年会費の領収用）・振込み用紙　（年会費振込み用）・名札ケース（今後、準備予定）・コピー用紙（A4・B5）（今後、準備予定）・竜田会ゴム印　（今後、新規作成予定）・定型郵便封筒　（今後、準備予定）・切手　（50円、80円）（今後、準備予定）・クリアファイル（A4用）　資料整理用
10	写真配布	・写真焼き増し代・極力、自宅コピー機使用（インク代）
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